どうもnabeです。
今回は社会人になって打合せに出る場合の心構えについてお伝えします。
nabeは一級建築士として設計事務所で働いていますが、
本質的なところはその他の業界でも一緒かなーと思いますので、
色々な人の参考になれば幸いです。
前編：打合せをスタートするまでの心構え
後編：打合せ開始からの心構え
の2本立てでお送りします。
目的を把握する
まず、打合せと一口に言っても様々な打合せがあります。
どういった打合せをするかを把握することがまず重要です。
例えば、
自分たちが資料を持って行き提案するのか
積み残し課題の共有や整理を行うのか
施主からの要望を聞くのか
それぞれの打合せ内容によって、
準備する資料が必要かどうか、
こちらから提案をするのか、
それとも受けるのかが変わってきます。
それによって作業量やスケジュールにも
大きく影響していきます。
上司は一連の流れに慣れていますが、
この記事を見るという事は、
きっとあなたはよく分かってないことでしょう。
ですので、上司にきちんと
「次の打合せの課題と目的はなんですか？」と聞きましょう。
理想は「次の打合せの課題は●●で目的は●●ですが、認識合ってますか？」
と自分の想定も考えておくべきです。
指示された仕事（＝自分の頭で考えていない）ばかりしていると、
どうしても目的や意図が分からないまま進めてしまうことが多々あります。
ですので、当事者意識を持ち考えを持った上で会話をしましょう。
また、定例が続くと打合せはセッティングされているものの、
実は「ほんとうにこの打合せいるんだっけ？何話すの？」みたいなことも出てきます。
上司に聞いても不明な場合は関係者に、
「我々からは議題無しなのですが、皆様いかがですか？」と事前に聞いてみるのも手です。
そこで何もなければそれで良し、もし「これお願いします」と言われたらそれをやれば良いだけなのでやることは明確になります。
新人の頃に困ることの一つとして”何をしたら良いかよく分からない”まま仕事をしている時だと思います。
上司にも聞きにくいので、とりあえず不安に思いながら進めてできてから見せると「これ違うよね」ってなったり。。。
何をやるかを常に明確にすることは打合せだけでなく通常業務全てにもつながりますので、ぜひ意識付けをしてみて下さい。
準備をする
では目的を把握したら打合せの準備をしましょう。
アジェンダを作る
→今回はこれについて話しますよ、というのを明確化します
資料を作る
→アジェンダの内容について資料を作ります。
資料を作る場合のポイントは今後お伝えしますので、ここでは割愛
資料を確認する
→まずは1部出してみて誤字脱字、分かりやすいか、などを確認します。
できれば自分でチェックして上司にダブルチェックをお願いしましょう。
上司も目を通したという既成事実を作るのも重要です。笑
もちろん本来の意図は正確で分かりやすい資料を作るためですので、
責任転嫁のためだけに見せるのはNG
どうやって見せるか考える
→プロジェクターに映すのか、紙を配るのか、データを事前に送っておくのか、模型を見せるのか、など、どの方法が一番伝わりやすいかを考えた上でツールを考えましょう。
プロジェクターの場合は電源の有無や接続端子は何か、延長コードはあるかなどを先方に確認する必要があります。
紙を配る場合は打合せの出席人数を聞いて何部必要か確認しておきましょう。
また、紙を使って指さして説明したりすることも多いため、予備で1部あると良いです。
データを送る場合は関係各社が受け取って打合せに持っていけるように余裕を見て送付する必要があります。打合せの10分くらい前に送っても見れません。
模型の場合は壊れないようにきちんと梱包しましょう。向こうについてからずれや壊れたところを直すのは時間の無駄です。模型があるのでうちで良いですか？という会話をしても良いかと思います。
遅刻しない
準備ができたらあとは打合せに臨むだけです。
時間通りにいきましょう。
nabeは入社してから何百回も打合せに出ていますが遅刻したことは人身事故などやむを得ない場合を除いて1度もありません。
当たり前のようでできていない人が多いです。
信頼関係につながるので、きちんと時間通りにいくようにしましょう。
もし遅れそうなら先方に一報入れておきましょう。
nabeが遅刻しないためにしていることとして、
15分前に着くようにスケジュールを組む（都内電車移動の場合）
スケジュールを全員に共有しておく
出る10分前くらいに「そろそろ出ますよ」と声をかける
この辺をやっておくとまず問題無いですし、
少し押しても5分前くらいにはつけるようになっています。
荷物を忘れない
荷物を事前に確認しましょう。
必要なものは広いテーブルなどに分かりやすく隔離して置いておくのがおすすめです。
持ってく物はここに、という風にしておけば自分の机に置きっぱなしというリスクも減ります。
関係しそうな資料を持っていく
冒頭で述べたように、打合せの内容を事前に知っておくことで、
関係資料を持っていくことができます。
例えば、インテリアの話をするなら、
自社の事例を持っていくとか、
イメージに近い写真を持っていくとか、色々と準備ができます。
そこでイメージが共有できたら次回以降が楽ですし、
もし合わなくても、選択肢は潰されるのでいずれにしてもやることは絞られます。
打合せというのは基本的には意思決定をしていき、方向性を定めていく場所であるので、話せそうなことがあれば積極的に出していき、決めてゆくことが大事です。
基本的に設計者の仕事は、お客さんが満足するものを提案し決定してもらう、というプロセスを踏んでゆきますので。
ただし、今後変わりそうなところに対して無暗にやっても時間の無駄にもなりかねないので、そのあたりは少し判断が必要かと思います。
このようにして打合せに臨みます。
次回は打合せの進め方編です。